Das ist der häufigste Irrtum – und der Grund, warum viele Betriebe glauben, sie seien längst fertig. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die die Software Ihres Kunden auslesen kann. Sehen Sie selbst, was das bedeutet.
Meisterbetrieb Muster GmbH
Musterstraße 5 · 54321 Musterstadt
Rechnung2027-0041
Stadtwerke Muster AG
Musterstraße 3 · 57072 Siegen
| Elektroinstallation Werkhalle | 1.840,00 |
| Materialpauschale | 312,50 |
| Anfahrt | 47,50 |
Zwischensumme netto 2.200,00 €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer 418,00 €
Gesamt brutto 2.618,00 €
Zahlbar bis 14.02.2027 ohne Abzug.
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</rsm:CrossIndustryInvoice>Derselbe Beleg, wie ihn Ihr Buchhaltungsprogramm anzeigt. Auszug aus dem XML-Datensatz. Diesen Teil verlangt das Gesetz – nicht die Optik.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich ohne Medienbruch maschinell verarbeiten lässt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderung. Eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF gilt dagegen als sonstige Rechnung.
Der Unterschied ist nicht optisch, sondern technisch: Entscheidend ist nicht, wie die Rechnung aussieht, sondern ob die Software des Empfängers Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze als Datenfelder auslesen kann.
Wo Sie heute stehen könnten
| Format | E-Rechnung? |
|---|---|
| Papier oder PDF per Mailnur Sichtdokument | Nein |
| ZUGFeRD ab 2.0.1PDF mit eingebettetem XML | Ja |
| XRechnungreines XML, kein Sichtdokument | Ja |
Ich schicke meine Rechnungen doch längst als PDF per Mail.
Ein PDF ist für das Finanzamt eine sonstige Rechnung – dieselbe Kategorie wie Papier. Es fehlt der maschinenlesbare Datensatz. Gültig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Das betrifft doch erst die Großen.
Beim Empfangen gibt es keine Größengrenze: Seit Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen annehmen und aufbewahren können. Nur beim Schreiben gibt es Übergangsfristen.
Das macht mein Steuerberater.
Ihr Steuerberater bucht. Ausgestellt wird die Rechnung in Ihrem Betrieb – aus Ihrem Programm, mit Ihren Stammdaten. Genau dort setzen wir an.
Keine Panik nötig, aber auch kein Grund zu warten: Die Umstellung betrifft Ihre Stammdaten, Ihre Vorlagen und die Art, wie Belege bei Ihnen abgelegt werden. Das ist Arbeit für einen Termin, nicht für eine Mittagspause.
Gilt bereits
Wir sind hier – 23. September 2026
Noch 100 Tage
Noch 465 Tage
Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen empfangen, aber nicht ausstellen.
Steuernummer, USt-IdNr., vollständige Anschriften, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung: Was im Briefkopf hübsch aussah, muss jetzt als Feld sauber gefüllt sein. Fehlt ein Pflichtfeld, wird die Rechnung abgewiesen.
Freitextzeilen wie „wie besprochen" oder handgeschriebene Nachlässe lassen sich nicht abbilden. Positionen brauchen Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz – jede für sich.
Jede eingehende E-Rechnung ist eine steuerlich relevante Unterlage und muss acht Jahre unveränderbar aufbewahrt werden – der Datensatz selbst, nicht der Ausdruck. Das ist der Teil, der schon heute gilt. Mehr dazu gleich unten.
Größere Auftraggeber und öffentliche Stellen lassen eingehende Rechnungen maschinell validieren. Wird sie zurückgewiesen, läuft keine Zahlungsfrist – und Sie merken es oft erst beim Mahnlauf.
Das Schreiben von E-Rechnungen hat noch bis 2027 beziehungsweise 2028 Zeit. Das Aufbewahren nicht: Wer eine E-Rechnung empfängt, muss sie seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre lang unveränderbar und maschinell auswertbar vorhalten. Das ist der Teil der Pflicht, der bereits läuft – und der Teil, den die meisten Betriebe übersehen.
Der strukturierte Datensatz selbst – die XML-Datei, nicht ihr Ausdruck und nicht das Sicht-PDF. Nur daraus lässt sich die Rechnung bei einer Prüfung maschinell auswerten.
Unveränderbar heißt: nachträglich nicht löschbar und nicht änderbar – auch nicht durch Sie selbst.
Belege, die bei einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden können, gelten als nicht vorhanden. Das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen dann schätzen – und der Vorsteuerabzug für diese Rechnungen steht infrage.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD gehört seit Jahren zu unseren Leistungen – mit Securepoint UMA für eigene Mailserver und MailStore als Cloud-Lösung für alle anderen. Beim E-Rechnungs-Check sehen wir uns beides zusammen an: das Schreiben und das Aufbewahren. Denn ohne den zweiten Teil ist die Umstellung nicht fertig.
Wir sind Partner von Lexware Office. Sie schreiben Ihre Rechnung wie bisher, das Programm erzeugt daraus im Hintergrund eine gültige E-Rechnung – als XRechnung oder ZUGFeRD, je nachdem, was Ihr Kunde braucht. Eingehende E-Rechnungen werden gelesen und vorkontiert an Ihren Steuerberater übergeben.
Für Betriebe, die lieber eine Warenwirtschaft mit Angeboten, Aufträgen und Lager möchten, kommt in Kürze OrgaMAX dazu. Wir sagen Ihnen ehrlich, welches der beiden zu Ihrer Arbeitsweise passt – und wenn keins passt, auch das.
Sagen Sie uns in drei Zeilen, wie Sie heute Rechnungen schreiben. Wir melden uns innerhalb eines Werktags – unverbindlich und ohne Vertrag.
Montags bis freitags von 08:30 bis 13:00 Uhr und von 14:00 bis 17:30 Uhr. Oder schreiben Sie an Bitte Javascript aktivieren!.
Wir melden uns innerhalb eines Werktags – auf dem Weg, den Sie uns nennen. Im Gespräch klären wir drei Dinge: welcher Stichtag für Ihren Betrieb gilt, was Ihre heutige Ablage wert ist, und welcher Aufwand auf Sie zukommt.
Danach haben Sie es schriftlich. Sie entscheiden in Ruhe, ob und wann Sie umstellen – wir rufen nicht hinterher.
reikotec. Computer & Service · Eiserfelder Str. 449 · 57080 Siegen-Eiserfeld
Nein. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten strukturiert nach der europäischen Norm EN 16931, sodass die Software des Empfängers sie ohne Abtippen auslesen kann. Zulässig sind in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein ZUGFeRD-Beleg sieht aus wie ein PDF – im Inneren steckt zusätzlich der Datensatz.
Bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen und aufbewahren können müssen Sie E-Rechnungen dagegen schon seit dem 1. Januar 2025.
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit. Annehmen und revisionssicher aufbewahren müssen aber auch sie – ein Kunde darf Ihnen seine Rechnung als XRechnung schicken, und Sie müssen damit umgehen können.
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtdokument – Standard bei öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF, in das die XML-Datei eingebettet ist. Sie sehen eine gewohnte Rechnung, die Software Ihres Kunden liest die Daten. Für den Mittelstand ist ZUGFeRD meist die bequemere Wahl.
Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Wenn Sie ein Bad bei einer Privatfamilie einbauen, bleibt alles wie bisher. Sobald derselbe Betrieb für eine Hausverwaltung oder die Stadt arbeitet, greift sie.
Acht Jahre, und zwar den strukturierten Datensatz selbst – unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck genügt nicht. Wer bereits eine GoBD-konforme Archivierung nutzt, hat diesen Teil erledigt.
Nein. Ein Ordner im Postfach, auf dem Server oder im Backup erfüllt die Anforderung nicht, weil sich der Inhalt nachträglich ändern oder löschen lässt – auch versehentlich. Gefordert ist ein Archiv, das jede Mail beim Eingang unveränderbar festhält und sie über acht Jahre auffindbar hält. Das ist keine Kür, sondern seit dem 1. Januar 2025 Teil der Pflicht.
Für den Check stellen wir nichts in Rechnung. Die Einrichtung rechnen wir nach unseren normalen Sätzen ab – Vor-Ort-Service ab 39,50 € inkl. MwSt., 24,75 € je 15 Minuten. Die Lizenz für Lexware Office kommt monatlich dazu, die Archivierung je nach Lösung. Nach dem Check wissen Sie die Summe, bevor Sie zusagen.
Die E-Rechnungspflicht ergibt sich aus § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Befreiung der Kleinunternehmer vom Ausstellen wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 ergänzt. Einzelheiten zur Anwendung regelt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007). Die verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren folgt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz.
Diese Seite wird von reikotec. Computer & Service gepflegt – seit über 25 Jahren IT-Fachbetrieb in Siegen-Eiserfeld, Partner von Lexware Office. Wir betreuen Betriebe in Siegen, Netphen, Kreuztal, Freudenberg, Wilnsdorf, Neunkirchen, Burbach und Hilchenbach.
Stand: . Keine Rechtsberatung – für die steuerliche Würdigung Ihres Einzelfalls ist Ihr Steuerberater zuständig.
