E-Mail-Archivierung gemäß GoBD – Ein Leitfaden für Unternehmen

In der heutigen digitalen Welt spielen E-Mails eine zentrale Rolle in der Geschäftskommunikation. Sie enthalten wichtige Informationen und Dokumente, die oft geschäftskritisch sind. Daher ist es essenziell, dass Unternehmen eine sichere und regelkonforme Archivierung ihrer E-Mails gewährleisten. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stellen in Deutschland einen wichtigen Rahmen für die E-Mail-Archivierung dar.

Was bedeutet E-Mail-Archivierung?

E-Mail-Archivierung bezieht sich auf den Prozess, bei dem E-Mails systematisch gespeichert werden, um sie vor Verlust zu schützen und für zukünftige Referenzen zugänglich zu machen. Dies beinhaltet nicht nur das Speichern von Nachrichten, sondern auch das Bewahren der Originalität und Integrität jeder E-Mail, einschließlich Anhänge.

Warum ist E-Mail-Archivierung wichtig?

• Rechtliche Anforderungen: GoBD und andere Vorschriften fordern, dass elektronische Dokumente, einschließlich E-Mails, die geschäftliche Relevanz haben, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen.
• Datenintegrität: Die Archivierung hilft, die Echtheit und Unveränderlichkeit von E-Mails zu gewährleisten, was bei rechtlichen oder geschäftlichen Überprüfungen entscheidend sein kann.
• Zugänglichkeit: Archivierte E-Mails müssen bei Bedarf auffindbar und zugänglich sein, was eine effiziente Organisation und Indexierung der Daten erfordert.

GoBD-konforme E-Mail-Archivierung – So geht's:

1. Automatisierung: Nutzen Sie ein automatisiertes Archivierungssystem, das E-Mails direkt beim Senden oder Empfangen archiviert, um manuelle Fehler zu vermeiden.

2. Unveränderlichkeit: Stellen Sie sicher, dass archivierte E-Mails nicht verändert oder gelöscht werden können, um die Integrität der Daten zu wahren.

3. Vollständigkeit: Alle Bestandteile einer E-Mail, inklusive Anhänge, müssen vollständig archiviert werden.

4. Sicherheit: Schützen Sie Ihre archivierten Daten vor unbefugtem Zugriff durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.

5. Aufbewahrungsfristen: Halten Sie sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die in der Regel zehn Jahre für geschäftsrelevante E-Mails betragen.

6. Zugriff und Wiederherstellung: Gewährleisten Sie, dass archivierte E-Mails effizient durchsucht und bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

Fazit:

Eine effektive E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung. Indem Sie die GoBD-Richtlinien beachten, schützen Sie Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken und stellen sicher, dass wichtige Informationen sicher, zugänglich und intakt bleiben. Erwägen Sie die Implementierung einer spezialisierten Archivierungslösung, um den Prozess zu vereinfachen und Ihre Compliance zu gewährleisten.