Das ist der häufigste Irrtum – und der Grund, warum viele Betriebe glauben, sie seien längst fertig. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, die die Software Ihres Kunden auslesen kann. Sehen Sie selbst, was das bedeutet.
Meisterbetrieb Klein GmbH
Hüttenstraße 12 · 57080 Siegen
Rechnung2027-0041
Stadtwerke Muster AG
Am Markt 3 · 57072 Siegen
| Elektroinstallation Werkhalle | 1.840,00 |
| Materialpauschale | 312,50 |
| Anfahrt | 47,50 |
Gesamt brutto 2.618,00 €
Zahlbar bis 14.02.2027 ohne Abzug.
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<ram:IssueDateTime>20270131</…>
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<ram:Name>Meisterbetrieb Klein GmbH</…>
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</rsm:CrossIndustryInvoice>Derselbe Beleg, wie ihn Ihr Buchhaltungsprogramm anzeigt. Auszug aus dem XML-Datensatz. Diesen Teil verlangt das Gesetz – nicht die Optik.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich ohne Medienbruch maschinell verarbeiten lässt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 diese Anforderung. Eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF gilt dagegen als sonstige Rechnung.
Der Unterschied ist nicht optisch, sondern technisch: Entscheidend ist nicht, wie die Rechnung aussieht, sondern ob die Software des Empfängers Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze als Datenfelder auslesen kann.
Wo Sie heute stehen könnten
| Format | E-Rechnung? |
|---|---|
| Papier oder PDF per Mailnur Sichtdokument | Nein |
| ZUGFeRD ab 2.0.1PDF mit eingebettetem XML | Ja |
| XRechnungreines XML, kein Sichtdokument | Ja |
Ich schicke meine Rechnungen doch längst als PDF per Mail.
Ein PDF ist für das Finanzamt eine sonstige Rechnung – dieselbe Kategorie wie Papier. Es fehlt der maschinenlesbare Datensatz. Gültig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Das betrifft doch erst die Großen.
Beim Empfangen gibt es keine Größengrenze: Seit Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen annehmen und aufbewahren können. Nur beim Schreiben gibt es Übergangsfristen.
Das macht mein Steuerberater.
Ihr Steuerberater bucht. Ausgestellt wird die Rechnung in Ihrem Betrieb – aus Ihrem Programm, mit Ihren Stammdaten. Genau dort setzen wir an.
Keine Panik nötig, aber auch kein Grund zu warten: Die Umstellung betrifft Ihre Stammdaten, Ihre Vorlagen und die Art, wie Belege bei Ihnen abgelegt werden. Das ist Arbeit für einen Termin, nicht für eine Mittagspause.
Gilt bereits
Wir sind hier – 20. September 2026
Noch 103 Tage
Noch 468 Tage
Ausgenommen bleiben Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen empfangen, aber nicht ausstellen.
Steuernummer, USt-IdNr., vollständige Anschriften, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung: Was im Briefkopf hübsch aussah, muss jetzt als Feld sauber gefüllt sein. Fehlt ein Pflichtfeld, wird die Rechnung abgewiesen.
Freitextzeilen wie „wie besprochen" oder handgeschriebene Nachlässe lassen sich nicht abbilden. Positionen brauchen Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz – jede für sich.
Eingehende E-Rechnungen müssen acht Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ordner auf dem Desktop erfüllt das nicht. Wir bringen das mit Ihrer E-Mail-Archivierung zusammen.
Größere Auftraggeber und öffentliche Stellen lassen eingehende Rechnungen maschinell validieren. Wird sie zurückgewiesen, läuft keine Zahlungsfrist – und Sie merken es oft erst beim Mahnlauf.
Wir sind Partner von Lexware Office. Sie schreiben Ihre Rechnung wie bisher, das Programm erzeugt daraus im Hintergrund eine gültige E-Rechnung – als XRechnung oder ZUGFeRD, je nachdem, was Ihr Kunde braucht. Eingehende E-Rechnungen werden gelesen und vorkontiert an Ihren Steuerberater übergeben.
Für Betriebe, die lieber eine Warenwirtschaft mit Angeboten, Aufträgen und Lager möchten, kommt in Kürze OrgaMAX dazu. Wir sagen Ihnen ehrlich, welches der beiden zu Ihrer Arbeitsweise passt – und wenn keins passt, auch das.
Kostenlos und unverbindlich. Sagen Sie uns in drei Zeilen, wie Sie heute Rechnungen schreiben – wir melden uns innerhalb eines Werktags.
Montags bis freitags von 08:30 bis 13:00 Uhr und von 14:00 bis 17:30 Uhr. Oder schreiben Sie an Bitte Javascript aktivieren!.
reikotec. Computer & Service · Eiserfelder Str. 449 · 57080 Siegen-Eiserfeld
Nein. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten strukturiert nach der europäischen Norm EN 16931, sodass die Software des Empfängers sie ohne Abtippen auslesen kann. Zulässig sind in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein ZUGFeRD-Beleg sieht aus wie ein PDF – im Inneren steckt zusätzlich der Datensatz.
Bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen und aufbewahren können müssen Sie E-Rechnungen dagegen schon seit dem 1. Januar 2025.
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit. Annehmen und revisionssicher aufbewahren müssen aber auch sie – ein Kunde darf Ihnen seine Rechnung als XRechnung schicken, und Sie müssen damit umgehen können.
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtdokument – Standard bei öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein PDF, in das die XML-Datei eingebettet ist. Sie sehen eine gewohnte Rechnung, die Software Ihres Kunden liest die Daten. Für den Mittelstand ist ZUGFeRD meist die bequemere Wahl.
Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Wenn Sie ein Bad bei einer Privatfamilie einbauen, bleibt alles wie bisher. Sobald derselbe Betrieb für eine Hausverwaltung oder die Stadt arbeitet, greift sie.
Acht Jahre, und zwar den strukturierten Datensatz selbst – unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck genügt nicht. Wer bereits eine GoBD-konforme Archivierung nutzt, hat diesen Teil erledigt.
Der Check ist kostenlos. Die Einrichtung rechnen wir nach unseren normalen Sätzen ab – Vor-Ort-Service ab 39,50 € inkl. MwSt., 24,75 € je 15 Minuten. Die Lizenz für Lexware Office kommt monatlich dazu. Nach dem Check wissen Sie die Summe, bevor Sie zusagen.
Die E-Rechnungspflicht ergibt sich aus § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes; die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Befreiung der Kleinunternehmer vom Ausstellen wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 ergänzt. Einzelheiten zur Anwendung regelt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007). Die verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren folgt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz.
Diese Seite wird von reikotec. Computer & Service gepflegt – seit über 25 Jahren IT-Fachbetrieb in Siegen-Eiserfeld, Partner von Lexware Office. Wir betreuen Betriebe in Siegen, Netphen, Kreuztal, Freudenberg, Wilnsdorf, Neunkirchen, Burbach und Hilchenbach.
Stand: . Keine Rechtsberatung – für die steuerliche Würdigung Ihres Einzelfalls ist Ihr Steuerberater zuständig.
